Бесплатная альтернатива 1С или программа учета торговли своими руками

Статья имеет длинную и короткую версии. Сначала – длинная, в конце короткая. Если стало лень читать – мотай в конец.


Длинная версия


Еще, когда магазинами управляла моя мама, я не переставал удивляться её способу ведения учета движения товаров, да и всей бухгалтерией в целом. Мне казалось, что никакого учета и никакой бухгалтерии в её бизнесе не было, хотя это и было не так. Мама вела учет в очень сложной таблице экселя, в которой разбиралась только одна она.

В этой таблице нужно было все время проверять правильность введенных формул и, если что-то где-то ломалось, то ей приходилось часами искать ошибку. К тому же по этой таблице невозможно было вывести весь товарный ассортимент, который есть в наличии, да и многое другое.


Я на это тихо смотрел какое-то время, а потом не выдержал и стал искать какое-то адекватное решение. Я перепробовал, наверное, пару десятков готовых программ и все они мне не понравились. Расскажу о некоторых из них.


1С Розница

Вообще-то, сложно говорить об этом монстре что-то плохое, учитывая, что этой программой пользуется тотальное большинство предпринимателей и бухгалтеров. Я её купил, установил, попробовал в ней поработать два дня и удалил. На этом наше знакомство закончилось.


1С – это такой трактор, который изначально может копать, мести улицы, ровнять землю, бурить скважины, рыть траншеи, месить бетон и многое другое. И это прекрасно, если вам весь этот функционал нужен. Но, если вы хотите делать что-то одно из всего это перечня, то присутствующий излишний функционал станет вам обузой. За два дня я даже не добрался до этапа добавления товарных остатков в справочник товаров.


Программа имеет настолько много различных настроек, что до самой сути процесса я так и не дошел – утонул в настройках. Настройки ценообразования, открытия-закрытия кассовой смены, реквизиты организации, сотрудники, склады и т.д. Причем программа не даст тебе перейти к следующему этапу, пока ты не настроишь предыдущий.

На второй день я вдруг подумал, что, если даже мне в этом тяжело разбираться, то моей маме уж точно это будет не под силу. И я стал искать более простые решения.


ОПСУРТ

Дурацкое, конечно, название. Эту программу я прямо полюбил. Очень простая и доступная всем. Бесплатная. Имеет многопользовательский интерфейс, знает штрих-коды, печатает ценники и делает именно то, что нужно. Вообще для розничной торговли в плане учета нужно всего 6 основных форм: справочник товаров, приход, продажа, перемещение, списание и возврат. Все. В ОПСУРТе именно это и сделано. И больше ничего лишнего.


Но, к большому моему разочарованию, программа сделана для одной торговой точки. У меня же их две и плюс есть еще склад. Поэтому эту программу тоже пришлось удалить, хотя я настоятельно её рекомендую всем, у кого только одна торговая точка.


ПиМаркет Одежда

У этой программы уже был достаточный функционал. Она могла вести товарный учет в нескольких торговых точках, в отличии от ОПСУРТ. И также её функционал не перенасыщен, как у 1С.


Её я отмел по причине крайне убогого интерфейса и невозможностью вставлять фотографии товаров.


CWPORT - Розничная торговля

Хорошая программа, на которую уже было приятно смотреть после ПиМаркета. Но у нее опять появилась проблема с количеством торговых точек и фотками товаров, да и поддержка программы, судя по сайту, закончилась в 2014 году. Жаль, что разработчики остановили разработку, потому что они вполне могли выйти на хороший уровень.


Это основные программы, на которые я убил больше всего времени. Кроме них я пересмотрел еще с десяток других поменьше и все они мне не подходили по каким-то причинам.


Конструктор Руна


Я уже совсем отчаялся что-то найти подходящее и как-то неожиданно наткнулся на Конструктор Руна.

До этого момента я не знал, что существуют такие конструкторы баз данных. То есть – программы, которые ты создаешь сам под свои нужды, не обладая при этом навыками и знаниями программирования.


Я её поюзал какое-то время и понял, что нащупал наконец-то то что нужно. Если мне не нравились все предыдущие варианты, то логичным было бы решение сделать свою собственную программу учета. И подобные конструкторы позволяют это сделать.


От Руны я в конечном итоге ушел из-за недостатка инструментов создания базы и перешел на Data Express, которым я и пользуюсь сейчас.


Data Express

Итак, еще раз. Data Express – это бесплатный конструктор баз данных, который позволяет с нуля создать программу учета чего угодно с неограниченными возможностями. Неограниченность возможностей реализуется за счет написания скриптов и сторонних модулей. Это для тех, кто знает Pascal. Но и штатных инструментов вполне достаточно для создания простых форм и таблиц. Подробнее о возможностях программы смотрите на сайте. И еще хочу отметить отличную поддержку разработчика и хороший форум, где мне неоднократно помогали по любым вопросам.


Переходим к деталям.


После установки программы на комп вы увидите пустой экран.

Изначально в программе нет ничего, отчего вам можно было бы оттолкнуться. Никаких готовых решений. Процесс формирования своего решения состоит в создании и настройке необходимых форм, полей и таблиц. Это долгий, кропотливый процесс. Но мне этот процесс был интересен, так как я получал именно то что мне нужно было. И работает это так как мне нужно.


Как я уже говорил, в торговле используется всего 6 основных форм: справочник товаров, приход, продажа, перемещение, списание и возврат. Именно эти формы я и сделал в первую очередь.

Справочник товаров показывает две фотографии товара, знает размер, состав, цвет, производителя, сезон, цены, артикулы и штрих-коды. Еще он показывает к какой категории относится конкретный товар.

Приход товаров показывает: когда и куда были привозы новых товаров, на какую сумму и какие конкретно товары были привезены. Тут же можно сразу напечатать ценники на принтере этикеток.

На форме продаж видно: что и когда было продано, кем продано, какая была зарплата у продавца в этот день и комиссия по терминалу.

Форма перемещений показывает какой товар, когда и куда был перемещен.

Форма списания показывает когда и что было списано.

Ну и на форме возвратов отмечаются все возвраты товаров.


Это основные инструменты программы, которые я сейчас использую больше всего. Но есть еще некоторый функционал, который я создал в дополнении к основному. В этом-то как раз и кроется вся прелесть, которой лишены все владельцы коробочных версий 1С и других готовых программ – их нельзя самостоятельно кастомизировать, доработать под свои нужды.


Я добавил форму с затратами.

Эта форма позволяет мне вести учет всех моих затрат в рамках бизнеса, чтобы извлекать в конечном итоге чистую прибыль.


Еще я добавил форму со скидочными картами.

Здесь я заношу информацию о всех выданных картах. Их выдано уже больше 150 штук за пять месяцев.


Еще из интересного я сделал товарооборот.

Эта такая таблица, которая берет информацию из 5-ти основных форм и показывает все движения по конкретным наименованиям за определенный период. Очень полезная штука, которая позволяет вывести текущие остатки по наименованиям и провести ревизию в магазине, например.


В программе можно создать неограниченное число отчетов, которые будут суммарно выводить необходимую информацию. Я пока что сделал 4 отчета: итоговый с общими показателями, продажи по категориям по месяцам, продажи продавцов и справочник для кассы, который мне нужен для переноса всей номенклатуры в кассу.

В принципе можно сделать еще кучу отчетов. Жаль, что, пока нет графиков в функционале программы.


Это то, что мне удалось реализовать на сегодняшний день. Это еще не конец, но с этим набором уже можно полноценно работать.


В будущем я планирую добавить формы, которые бы анализировали текущие остатки в конкретном магазине и сравнивали их с нормативными для определенного сезона. То есть, допустим, сейчас в магазине 50 шапок. А должно быть 70. И программа каким-то образом покажет мне, что пора закупить 20 шапок.


В принципе, я бы давно реализовал эту функцию, но вся загвоздка заключается в сезонах. У меня 4 сезона в году, в каждом из которых мне нужно в магазине производить перевыкладку товаров. То есть зимой выкладывать зимние шапки, а летом – летние. Соответственно и программа должна понимать что такое лето и зима, и сколько товаров должно быть в каждом сезоне. Это сложно оказалось.


Пока что я научил программу распознавать сезоны.

Я остановился на вводе нормативных значений. Как определить, сколько мутоновых шапок должно быть зимой в магазине Малахита? 10? 20? А норковых? У меня есть теория как это определить, но я пока в раздумьях над её применением.


Как я говорил, в процессе создания программы, можно пользоваться штатным функционалом, а можно расширять возможности программы за счет написания скриптов. Мне это несколько раз понадобилось, и я обращался за помощью на форум.


Последнее, с чем мне помогли, - это была печать ценников.


В функционале программы есть функция вывода таблицы из Data Express в подготовленный шаблон Worda или OpenOffice. И после вывода его можно напечатать на принтере. Таким образом я сделал вывод ценников из формы прихода.

Но программа при этом не учитывала количество наименований. То есть, допустим, синих одинаковых шапок пришло 5 штук. Соответственно мне для них нужно было напечатать 5 одинаковых ценников. Но программа не знает, что их пришло 5 штук, она вообще не знает, что такое количество. Соответственно в Wordе был один ценник, который мне нужно было печатать отдельно в 5 экземплярах. Если таких позиций было несколько, то процесс печати сильно усложнялся. Поэтому её пришлось научить печатать с помощью скрипта.

Теперь, если шапок 5, то и ценников будет 5. Стало очень удобно и эффективно.


Это один из примеров возможностей, который я реализовал с помощью скриптов. Не сам, конечно, но тем не менее.


В общем, работа по созданию программы не останавливается. Будет еще много изменений, но самое главное, что сейчас я получил именно тот функционал, который нужен именно мне и нет ничего лишнего. Возможно, я не всегда буду сидеть на этой платформе, но на ближайшие годы мне этого вполне будет достаточно.


Сам файл базы и фотографии товаров я положил на ЯндексДиск и теперь работать со своей базой данных я могу с любого компа.


Сама программа, как я сказал, бесплатная, но я в качестве благодарности перевел разработчику 2000 ₽ и еще около 1000 ₽ я платил за написание скриптов. Сумма, как видите, более чем скромная.


Короткая версия

Я попробовал кучу разных программ учета товаров, включая 1С. Мне ничего не понравилось, и я за полгода сделал свою программу на базе конструктора баз данных Data Express.